Dokumenthåndtering i SharePoint

Det er vigtigt at have styr på alle dokumenter og andre filer i jeres virksomhed. Det kan vi hjælpe jer med ved hjælp af dokumenthåndtering i SharePoint. Hvis en af jeres kolleger arbejder på et dokument, som I også har brug for at arbejde på, så risikerer I at ende med to forskellige versioner af samme dokument. I har begge lavet ændringer i dokumentet, men det er svært at holde styr på, hvem der egentlig har lavet hvad, og hvilke rettelser eller ændringer, der skal være dem, der gælder fremadrettet.

Alt dette kan I komme ud over ved at have jeres filer gemt i skyen (cloudbaseret løsning), og det kan SharePoint netop bruges til. Den ene basale grundfunktion i SharePoint er nemlig fildeling. Det er en fuldt ud legal og sikker måde for jer at dele jeres virksomhedsrelaterede dokumenter på, og sikkerheden er i top for både SharePoint Online og SharePoint Server. Ved brug af disse services er I sikre på, at jeres dokumenter ikke læses af andre end dem, der er blevet givet adgang.

Dokumenthåndtering har ikke været nemmere, end den er i dag. Dokumenthåndtering i SharePoint er nemlig let at gå til, og I kan nemt styre, hvem der har adgang til hvad, og I har mulighed for at låse mapper og dokumenter for enkelte medarbejdere, hvis det f.eks. er følsomme oplysninger, som ikke vedrører alle i virksomheden.

Håndtering af dokumenter kan ellers nemt være frustrerende, da I kan risikere, at filer bliver skrevet over, så alt jeres hårde arbejde går tabt. Der er forskellige måder at sikre sig, at filer ikke bliver overskrevet, men det går vi desværre ikke i dybden med her. I kan i stedet søge yderligere informationer på nettet eller kontakte os for at høre mere om dokumenthåndtering i SharePoint.

Mange funktioner og muligheder inden for dokumenthåndtering i SharePoint

Der er mange gode grunde til at gemme jeres data i skyen. I kan dog også vælge at bruge SharePoint på en server. Dermed får I en kombineret løsning, hvor I altså har jeres egen server, så filerne ikke ligger på den enkelte medarbejders computer, men til gengæld skal I selv sørge for opdatering og vedligehold af serveren. Det vil nok også være en god idé at sikre jer backups af jeres filer, som ikke ligger på servere, der fysisk er på samme adresse som jeres virksomhed.

SharePoint giver jer mange funktioner, når det gælder dokumenthåndtering. Håndtering af dokumenter i SharePoint omfatter mere end blot at gemme, læse og åbne dokumenter.

Dokumenthåndtering i SharePoint giver jer bl.a. også følgende:

• Lynhurtigt arbejde med filer (de gemmes og åbnes hurtigt, selvom det foregår i skyen).

• Filstruktur og organisering er rigtig nemt og intuitivt.

• Det er meget nemmere at søge og finde de filer, I har brug for.

• Samarbejde om flere filer blandt flere personer på én gang.

• I kan sikre jer, at ingen kan få uautoriseret adgang til jeres filer.

• I kan trække informationer ind i SharePoint fra andre programmer.

• Det vil være meget nemt at styre dokumenternes metadata.