Sådan får du mest muligt ud af dine møder

Langt de fleste af os bruger utroligt meget af vores arbejdstid på møder – både interne møder og møder med kunder og samarbejdspartnere. Det er dog ikke altid at disse møder er særlige effektive. Mange møder er ligefrem spild af tid. Sådan bør det dog ikke være. Vi har derfor her samlet vores bedste tips til, hvordan du kan få mest muligt ud af alle dine møder.

Før mødet

Når der skal holdes et møde, er det meget vigtigt, at det bliver forberedt ordentligt. Det handler om at stille følgende spørgsmål:

• Hvad skal der informeres om?

• Hvad skal besluttes?

• Hvad skal nås?

• Hvem skal deltage?

Det handler altså om at lave en meget klar dagsorden, som alle deltagerne kan holde sig til, så I også rent faktisk når hen til det, I gerne vil – uden at bruge en masse spildtid på at snakke om alt muligt andet.

Det er også en meget vigtig del af forberedelserne, at du udvælger en mødeleder og en referent, så du har en person, der kan holde alle på rette spor og en anden person til at holde styr på alt, der bliver sagt.

Derudover er det også vigtigt, at mødelokalet er udstyret med alt det, du skal bruge, bl.a. AV-løsninger, møbler, kaffe, frokost og hvad der ellers kunne være behov for – og så skal du selvfølgelig også selv være forberedt på, hvad du skal sige.

Under mødet

Når der allerede på forhånd er udvalgt en mødeleder og en referent, har I de bedste forudsætninger for at holde et effektivt møde. Der er således én til at sørge for, hvornår der er tid til hvad og holde alle på rette spor hele mødet igennem og én til at notere alt det vigtige.

Det er meget vigtigt, at du sørger for at mødet starter og slutter til tiden. Hvis mødet trækker alt for meget ud, vil motivationen falde og det kan give mere tidsspild end du lige regner med. Det er også vigtigt, at I gennemgår dagsordenen punkt for punkt og sørger for at konkludere på hvert enkelt punkt, inden I går videre, så I alle er enige om, hvad der er blevet besluttet – og så er det også en god idé at sørge for at hver enkelt person ved, hvad de skal gøre og hvornår, så alle går derfra med deres egne opgaver.

Efter mødet

Et møde og alle beslutninger forbundet hermed kan hurtigt falde i glemmebogen, især hvis man har mange af slagsen hver dag eller hver uge. Det er derfor meget vigtigt, at referatet bliver sendt ud umiddelbart efter mødet. Referatet skal indeholde svar på følgende:

• Hvad skal der gøres?

• Hvem er ansvarlig for det?

• Hvad er deadline?

På den måde er alle klar over, hvad de skal og hvornår en opgave skal være færdig. Det er så god stil lige at informere de øvrige mødedeltagere, når diverse opgaver er udført, så alle ved, hvor langt I er kommet i processen.